Segnalazioni whistleblowing

In conformità a quanto previsto dal D.lgs. 24/2023, TIMAGE S.R.L. ha implementato il proprio sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing riguardanti violazioni di normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società.
Le segnalazioni di violazioni potranno essere inviate al Responsabile Whistleblowing, Sig. Luca Vitali all’indirizzo e-mail dedicato SegnalazioniWhistleblowing@timage.it.
Per maggiori informazioni Vi invitiamo a consultare l’INFORMATIVA WHISTLEBLOWING

 

INFORMATIVA SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWINGai sensi del d.lgs. 24/2023

Conformemente a quanto previsto dal D.Lgs 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 TIMAGE S.R.L. ha attivato un proprio canale di segnalazione whistleblowing che garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e di chiunque sia menzionato nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione.

 

Soggetti legittimati ad effettuare una segnalazione
Le Segnalazioni di violazioni possono essere effettuate da vertici aziendali e componenti degli organi sociali, dai soci (persone fisiche), da persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto), dai dipendenti di TIMAGE S.R.L., ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, da volontari e tirocinanti, retribuiti e non, dai liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso TIMAGE S.R.L., da partner, clienti, fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), dai collaboratori e, più in generale, da chiunque intrattenga un rapporto contrattuale con TIMAGE S.R.L..

Le segnalazioni potranno essere effettuate anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

 

Oggetto della segnalazione
Sono oggetto di Segnalazione whistleblowing i comportamenti, gli atti o le omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, che consistono in:

  • violazioni di normative nazionali, quali illeciti civili, amministrativi, penali, contabili
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001 e violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. n. 231/2001;
  • irregolarità tali da far ritenere al Segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal D.Lgs 23/24;
  • violazioni del diritto dell’UE (Art. 2 c. 1 n.2,4,5,6 D.Lgs 24/2023).

Non costituiscono, viceversa, segnalazioni c.d. whistleblowing, le ipotesi indicate nell’art. 1, comma 2 del D.lgs. n. 24/2023, fra cui rientrano, in particolare, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Non sono, altresì, ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché́ le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

I motivi che hanno indotto la persona ad effettuare la segnalazione sono irrilevanti, ai fini della trattazione della segnalazione e della protezione da misure ritorsive.

 

Canale interno di segnalazione
Conformemente a quanto previsto dal D.lgs 24/2023, TIMAGE S.R.L. ha attivato i seguenti canali interni per la trasmissione e la gestione delle segnalazioni:

  1. posta elettronica indirizzata al Responsabile Whistleblowing al seguente indirizzo e-mail dedicato: SegnalazioniWhistleblowing@timage.it;
  2. posta ordinaria indirizzata al Responsabile Whistleblowing presso la sede legale di TIMAGE S.R.L.;
  • verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione con il Responsabile Whistleblowing.

Indipendentemente dal canale impiegato per la Segnalazione, TIMAGE S.R.L. garantirà la riservatezza del Segnalante, di coloro che assistono il Segnalante nel processo di effettuazione della Segnalazione (cd. Facilitatore), della Persona coinvolta e comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La Segnalazione deve essere il più possibile circostanziata al fine di consentire la ricostruzione e l’analisi dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.

In particolare, il Segnalante deve comunicare in modo chiaro e preciso:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È opportuno che il Segnalante alleghi, ove esistenti, documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché provveda ad indicare gli eventuali altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Ad ogni modo, affinché sia efficace, la segnalazione deve essere effettuata tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Il Segnalante potrà effettuare Segnalazioni anonime, tuttavia, l’invio di una Segnalazione anonima potrebbe rendere più difficoltoso l’accertamento della condotta segnalata e le interlocuzioni tra gli organi competenti a gestire la segnalazione ed il Segnalante e quindi inficiare l’utilità della Segnalazione stessa.

Il Responsabile Whistleblowing darà diligentemente seguito alle Segnalazioni ricevute, nel rispetto delle procedure interne adottate da TIMAGE S.R.L., informando il Segnalante del ricevimento della Segnalazione.

Qualora ritenuto necessario, il Responsabile Whistleblowing potrà richiedere informazioni e/o integrazioni al Segnalante e svolgere, anche con il coinvolgimento di consulenti esterni, le indagini interne ritenute necessarie allo scopo di comprendere il contesto della Segnalazione e verificarne la fondatezza

Fatte salva l’ipotesi in cui l’accertamento della Violazione risulti di particolare complessità, il Responsabile Whistleblowing comunicherà al Segnalante l’esito della Segnalazione entro 3 mesi dall’invio dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.

 

Altri canali di Segnalazione
Il Segnalante potrà, altresì, effettuare una segnalazione tramite il canale esterno istituito presso l’Anac, qualora:

  1. il canale di segnalazione interna indicato nella Procedura non risulti attivo;
  2. il Segnalante abbia già effettuato una Segnalazione al canale indicato nella Procedura e la stessa non abbia avuto seguito;
  • il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna tramite il canale previsto dalla presente Procedura, alla stessa non verrebbe dato seguito ovvero la Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  1. il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la Violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

La segnalazione potrà, altresì, essere effettuata anche mediante divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone. Il ricorso a tale canale di segnalazione è consentito esclusivamente qualora il Segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto.

Per l’utilizzo di tale canale di segnalazione esterna o per il ricorso alla divulgazione pubblica si fa espresso rinvio alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Infine, il Segnalante può comunque rivolgersi alle Autorità giudiziarie.

 

Obblighi di riservatezza
TIMAGE S.R.L. non rivelerà, a persone diverse da quelle autorizzate alla gestione della segnalazione, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione o elemento da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità se non a fronte dell’acquisizione del consenso espresso del Segnalante.

La tutela della riservatezza è estesa anche alle persone menzionate dal Segnalante nella segnalazione.

Qualora la contestazione disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia necessaria al fine di consentire alla Persona Coinvolta di svolgere la propria difesa, la Segnalazione potrà essere utilizzata nell’ambito ed ai fini del procedimento disciplinare unicamente in presenza del consenso scritto ed espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

L’identità del Segnalante non può essere in alcun caso rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Sono fatte salve le ipotesi in cui:

  • la divulgazione dell’identità del Segnalante sia richiesta dalla normativa (ad esempio, se sia necessario coinvolgere le Autorità);
  • la divulgazione dell’identità del Segnalante sia necessaria ai fini della salvaguardia della salute o della sicurezza delle persone;
  • la divulgazione dell’identità del Segnalante risulti indispensabile alla difesa, in sede di audizione del segnalato, ai fini della presentazione di memorie difensive; tale indispensabilità deve essere motivata e dimostrata;
  • sia configurabile una responsabilità del Segnalante a titolo di calunnia o di diffamazione.

 

Misure di Protezione
Nei confronti del Segnalante, del Facilitatore e dei Soggetti Collegati vige il divieto assoluto di ritorsione, quale conseguenza, diretta od indiretta della Segnalazione.

In particolare, il Segnalante non potrà subire, a causa e quale effetto dell’avvenuta Segnalazione, sanzioni disciplinari, retrocessione di grado o mancata promozione;  mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro; sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; note di demerito o referenze negative; g)  coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo; discriminazione o comunque trattamento sfavorevole; mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; o)  richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici; conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.

La tutela del Segnalante non trova applicazione qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.

Le misure di protezione sopra elencate si applicano al Segnalante a condizione che:

  1. al momento della Segnalazione, l’autore della Segnalazione avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle Violazioni segnalate o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione della disciplina del Whistleblowing;
  2. la Segnalazione sia stata effettuata in conformità alla disciplina del Whistleblowing;
  3. vi sia un rapporto di consequenzialità tra segnalazione effettuata e le misure ritorsive subite.

Le misure di protezione trovano applicazione anche in caso di Segnalazione Anonima, qualora il Segnalante, successivamente identificato, abbia subito ritorsioni.

Le tutele si applicano anche in caso di segnalazione anonima, qualora la persona segnalante sia stata successivamente identificata.

 

Regime sanzionatorio
Potranno essere adottate sanzioni disciplinari

  • nei confronti del Segnalante che abbia in mala fede segnalato violazioni che si rivelino infondate e, più in generale, che abbia abusato o fatto un improprio utilizzo e/o un’intenzionale strumentalizzazione della presente procedura;
  • nei confronti del Responsabile delle Segnalazioni o dei soggetti preposti all’istruttoria in caso di violazione dolosa dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione;
  • nei confronti del Segnalato nel caso in cui, all’esito dell’istruttoria, sia accertata la fondatezza della segnalazione.

 

Tutela dei dati personali
TIMAGE S.R.L., nella propria qualità di Titolare del Trattamento dei dati trattati ai fini della gestione delle segnalazioni Whistleblowing garantisce l’osservanza della normativa vigente in materia di protezione di dati personali e fornisce ai soggetti interessati, ai sensi dell’Art.13 Reg.UE 2016/679, apposita informativa al trattamento dei dati personali.

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